Audit Archivage 
L'audit d'archivage:
Déroulement d'une prestation type
A. Etat des lieux
- Evaluation quantitative de votre fonds d'archives
- par entité
- par localisation
- Evaluation qualitative de vos archives
- conditions de stockage
- conditions de rangement
- classement
- inventaire
- sécurité
- vérification des archives obsolètes
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Synthèse de l’état des lieux.
B. Mise en place d'un réseau de correspondants
- Identification et délimitation d'entités homogènes en termes d'archivage (service, direction régionale etc.)
- Chaque entité identifiée doit désigner un correspondant :
- connaissant les règles applicables en termes de durée
- capable de localiser les archives de son entité
Concrètement, il peut s'agir d'une personne en prise directe avec la direction de l'entité et les personnes opérationnelles (ex: assistante de direction)
- éviter l'inflation des volumes d'archivage
- assurer une interface avec un prestataire en cas d'externalisation du service
- sécuriser la démarche d’archivage
C. Evaluation des besoins d'archivage
- interview des correspondants identifiés
- examen de l'ensemble des documents couramment utilisés
- identification de chacune des pièces constitutives des éventuels dossiers types
- Identification de la durée d'archivage selon les critères
- usage
- contraintes légales
- procédures internes
- Evaluation des besoins en termes de
- fréquence d’interrogation des documents archivés
- nature des interrogations :
- légale : retour du document original
- consultation : simple communication d’informations contenues dans le document
- délai exigé de retour de l'information lors d'une interrogation
- Classement des différents supports à archiver sur la base de critères d’interrogation
- légaux
- techniques
- documentaires
- historiques
- Elaboration d'un document de synthèse
- Pour chaque entité auditée, ce document reprend :
- composition des archives existantes
- durée de vie
- intérêt des archives existantes
- nombre de consultations
- motivation de l’archivage
- Recommandations en termes de :
- mode de conditionnement : classeurs, boîtes archives, listing…
- pertinence de l'archivage (repérage des doubles archivages émetteur - destinataire d'un document, alors que seul l'émetteur suffit)
- support d'archivage (papier, numérique)
- équipement de stockage
afin d'optimiser le volume et la sécurité de votre archivage.
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Cahier des charges permettant de solliciter un appel d’offre en vue de l’externalisation de la gestion des archives.
E. Mise à disposition d’une charte d’archivage
- Détaillant les règles d’archivage internes à l’entreprise
- Contenant les directives concernant :
- les règles d’archivage
- la signalétique de l’archivage
F. Proposition d’externalisation
- Mise en œuvre de nos recommandations
ou
- Suivi d'un appel d'offre.
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C6 - Le Camier, 42520 VERANNE - Tél. Fax : 04 74 87
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